Waarom zijn contactgegevens verplicht bij zendingen buiten de EU?
Transporteurs eisen contactgegevens bij zendingen naar buiten de EU om te voldoen aan regelgeving en om de douaneafhandeling te vergemakkelijken.
- Douane-inklaring: Als de douane extra informatie nodig heeft of documenten, zoals een volmacht formulier, kan er contact worden opgenomen met de ontvanger.
- Regelgeving: Douanevoorschriften in het land van bestemming vereisen contactgegevens om te garanderen dat aan alle voorschriften wordt voldaan.
Dit is belangrijk voor zowel de verzender als de ontvanger: de ontvanger moet bereikbaar zijn voor douane-inklaring en de verzender moet geïdentificeerd kunnen worden voor veiligheidscontroles.
Welke gegevens zijn nodig?
- Het e-mailadres van verzender en ontvanger bij alle internationale zendingen waarvoor douaneafhandeling vereist is (nieuw per 2025)
- Het telefoonnummer van de verzender en ontvanger blijft verplicht
- Het btw- en EORI-nummer van de ontvanger bij bedrijfszendingen naar een ander bedrijf.
Wat verandert er per 1 december 2025?
Wanneer u een order plaatst bij Hexspoor zonder de benodigde contactgegevens
- Via de Hexspoor API,
Dan zal uw order niet worden geaccepteerd (bounce) - Via overige koppelingen of handmatige orders
Dan zal uw order worden afgewezen en vindt u deze terug bij CONCEPT ORDERS in de Customer Portal.
Transporteurs (waaronder UPS) zullen de naleving controleren en behouden zich het recht voor maatregelen te nemen, inclusief toeslagen, tegen afzenders van zendingen die worden vastgehouden vanwege ontbrekende contactinformatie.
Vragen of hulp nodig?
Heeft u vragen over dit onderwerp of wilt u samen bekijken hoe uw orders correct kunnen worden ingericht om ontbrekende contactgegevens te voorkomen? Ons team helpt u graag.
