Internationale fulfilment buiten de EU: voorkom vertraging met de juiste douanedocumentatie
Internationaal verzenden biedt kansen, maar zodra goederen buiten de Europese Unie worden verstuurd, krijgt u te maken met aanvullende douaneformaliteiten.
In deze whitepaper leest u welke informatie essentieel is voor een correcte douaneafhandeling. Met behulp van onze praktische checklist kunt u snel controleren of uw handelsfactuur aan alle eisen voldoet, zodat uw zending via uw fulfilment center zonder onnodige vertraging op de plaats van bestemming aankomt.
Waarom correcte douanedocumentatie zo belangrijk is voor internationaal fulfilment:
Een handelsfactuur is een essentieel document voor de douane. Het vormt de basis voor:
- Het bepalen van invoer- en uitvoerrechten
- Het vaststellen van de goederenwaarde
- Het classificeren van producten via HS-codes
- Het controleren van verboden of gereguleerde goederen
- Het vrijgeven van een zending voor transport
Als informatie ontbreekt, verkeerd is ingevuld of niet overeenkomt met de daadwerkelijke goederen, kan dit zorgen voor:
- Vertragingen in de afhandeling van zendingen
- Aanvullende controles of onderzoeken
- Boetes of naheffingen
- Weigering of retourzending van de goederen
Een zorgvuldige factuur voorkomt deze problemen en zorgt voor een vlot en betrouwbaar logistiek proces.
Checklist voor een correcte handelsfactuur
Gebruik onderstaande checklist om snel te beoordelen of uw handelsfactuur alle benodigde informatie bevat.
- Gegevens van de verzender/ exporteur
- Naam, adres en woonplaats
- EORI-nummer
- BTW-nummer
- Gegevens van de importeur
- Naam, adres en woonplaats
- E-mailadres en telefoonnummer
- EORI-nummer
- BTW-nummer
- Omschrijving van de goederen
- Specifiek en gedetailleerd
- Vermijd generieke termen zoals “onderdelen”
- Beschrijf materiaal, functie, merk of toepassing indien mogelijk
- Waarde van de goederen
- Vermeld het bedrag en de bijbehorende valuta
- Waarde moet overeenkomen met wat u daadwerkelijk verzendt
- HS-code(s)
- Een HS-code van 8 cijfers per productcategorie
- Verpakkingsinformatie
- Aantal pallets
- Afmetingen per pallet
- Bruto- en nettogewicht
- Gewichten
- Bruto en netto gewicht afzonderlijk vermelden
- Netto gewicht uitgesplitst per HS-code
- Land van oorsprong / herkomst
- Vermeld duidelijk de herkomst van de goederen
- Voeg indien van toepassing een preferentiële oorsprongsverklaring toe
- Incoterm
- Vermeld de overeengekomen Incoterm (bijv. DAP, DDP, FOB…)
- Dit bepaalt wie verantwoordelijk is voor kosten, risico en douaneformaliteiten
- Douane-agent (indien van toepassing)
- Contactgegevens van de gebruikte douane-expediteur of broker
- Optioneel: preferentiële oorsprong
- Alleen opnemen wanneer u voldoet aan de voorwaarden van het betreffende handelsakkoord
Veelvoorkomende oorzaken van vertraging
Ondanks goede voorbereidingen ontstaan vertragingen vaak door:
- Een te algemene omschrijving van de goederen
- Ontbrekende HS-code(s) of verkeerde codes
- Facturen zonder contactgegevens van importeur
- Ontbrekende vermelding van het land van oorsprong
- Late aanlevering van documentatie
Het controleren van uw factuur vóór aanmelding van de zending kan deze problemen eenvoudig voorkomen.
Hexspoor helpt u graag bij internationaal fulfilment.
Wij helpen u graag om internationale zendingen soepel en zonder vertraging af te handelen. Heeft u twijfels over de juistheid van uw factuur of ontbreekt er informatie? Neem gerust contact op met ons team, we denken graag met u mee.
Hoe completer de documentatie, hoe sneller en betrouwbaarder uw goederen hun bestemming bereiken.