Voorkom vertraging en extra kosten bij internationale zendingen
Wanneer u goederen vanuit landen buiten de Europese Unie naar Hexspoor E-fulfilment verstuurt, moet u rekening houden met douaneformaliteiten, invoerrechten en btw
Deze whitepaper geeft de belangrijkste richtlijnen voor een correcte en volledige documentatie, zodat uw zending snel en soepel kan worden verwerkt.
Waarom correcte douane- en btw-informatie essentieel is
Correcte gegevens op uw douanedocumenten:
- Bepalen wie verantwoordelijk is voor invoer en btw
- Voorkomen vertragingen en extra controles
- Zorgen dat uw goederen snel worden vrijgegeven
- Helpen bij een correcte facturatie van invoerrechten
Onjuiste informatie kan leiden tot vertragingen, extra controles, verkeerde facturatie en extra administratieve lasten.
-
Juiste adressering van uw zendingen
Gebruik altijd onderstaande adressering wanneer u goederen naar ons fulfilmentcentrum stuurt:
[Uw Bedrijfsnaam]
c/o Hexspoor E-fulfilment
Van Salmstraat 54
5281 RS Boxtel
Nederland
Belangrijk: uw bedrijfsnaam moet duidelijk op de zending vermeld staan.
Hexspoor E-fulfilment treedt uitsluitend op als logistiek dienstverlener, niet als eigenaar of importeur van de goederen.
-
Douane- en verzenddocumenten
Vermeld op alle douaneformulieren en commerciële facturen:
- Importer of Record: [Uw Bedrijfsnaam]
- EORI-nummer: [Uw EORI-nummer]
- Btw-nummer: [Uw Btw nummer]
- Delivery address: [Adres Hexspoor]
- Contact e-mail/tel. voor douanecontact: [Uw eigen contactgegevens]
Belangrijk: vermeld altijd uw eigen bedrijfsgegevens als Importer of Record en gebruik uw eigen btw- en/of EORI-nummer. De gegevens van Hexspoor mogen nooit worden gebruikt.
Wanneer uw gegevens correct staan vermeld:
- Worden invoerrechten, btw en inklaringskosten direct aan u gefactureerd
- Kunt u (indien van toepassing) de btw terugvorderen
- Blijven kosten volledig binnen uw eigen administratie
- Worden zendingen sneller vrijgegeven door de douane
Het achteraf corrigeren van foutieve importgegevens bij vervoerders of douaneautoriteiten is complex en kan enkele maanden duren.
-
Verzendcondities
De meest gebruikte incoterm is DAP (Delivered At Place). Dit betekent dat de verzender verantwoordelijk is voor het transport tot aan ons magazijn, terwijl u als Importer of Record verantwoordelijk bent voor de betaling van invoerrechten en btw bij invoer.
Wilt u liever dat alle kosten vooraf worden afgehandeld?
Dan kunt u gebruikmaken van DDP (Delivered Duty Paid). In dat geval worden invoerrechten en btw vooraf door uw vervoerder of verzender betaald, zodat er bij levering geen extra kosten ontstaan.
-
Wat gebeurt er als dit niet correct is gedaan?
Wanneer wij een factuur ontvangen voor invoerrechten, btw of inklaringskosten omdat u niet als importeur bent vermeld:
- Zullen wij deze kosten één-op-één aan u doorbelasten, zonder btw;
- Brengen wij daarnaast een voorschotprovisie van 2,5% van het totaal voorgeschoten bedrag in rekening, met een minimum van €9,75 per zending.
-
Hexspoor helpt u graag
Wij helpen u graag bij het correct afhandelen van internationale zendingen.
Heeft u twijfels over de juistheid van uw documenten, ontbreekt er informatie of wilt u advies over incoterms? Neem gerust contact op met ons team.
Hoe completer en correcter uw documentatie, hoe sneller en betrouwbaarder uw goederen hun bestemming bereiken binnen ons fulfilmentproces.
