Webshop logistiek

Waarschijnlijk heeft u, als online ondernemer, een goed lopende webshop. De orders die u dagelijks ontvangst moeten natuurlijk worden verwerkt en naar uw klanten worden gestuurd. De logistiek die hierbij komt kijken wordt in de e-commerce branche ook wel webshop logistiek of E-fulfilment genoemd. Om de webshoporders zo effectief mogelijk af te handelen, moeten de logistieke processen goed zijn geregeld. Als ondernemer kan je proberen om dit zelf allemaal in te regelen, maar je kan ook kiezen om deze webshop logistiek uit te besteden aan een specialist.

Veel mensen denken bij webshop logistiek aan het picken van orders uit het magazijn en de verzending, maar voordat het product in het magazijn ligt gaan er nog enkele stappen aan voor af. Hoe komt het product in het magazijn? Hoe levert uw leverancier de producten aan? Zit er wel of geen barcode op uw producten? Hoeveel producten komen er te liggen? Wat is de doorlooptijd van het plaatsen van een bestelling tot het moment dat uw voorraad inzichtelijk is in uw webshop? Om deze vragen te beantwoorden is kennis over webshop logistiek van groot belang.

Webshop logistiek bestaat in de basis uit 6 stappen:

1. Inslag 

Een logistiek proces begint met de juiste goedereninslag. De producten worden door uw leveranciers bij Hexspoor aangeleverd. Goederen worden vooraf aangemeld door u waarna ontvangst plaatsvindt door middel van scanning. Alle goederen blijven uw eigendom. U krijgt bij ontvangst van nieuwe goederen direct elektronisch berichtgeving over de inslag.

2. Opslag

Ons warehouse, met uitstekende klimaatbeheersing, is uitermate geschikt voor de opslag van schone hoogwaardige producten (waaronder grafische producten). Zo is er geen daglicht in het warehouse (ter voorkoming van verkleuring van producten) en wordt de luchtvochtigheid intensief gemanaged om een optimaal klimaat te creëren voor uw producten.

Uw producten zijn bij ons bovendien in veilige handen. Ons magazijn is overal voorzien van branddeuren, brandwerende muren, brandmeldinstallatie en een geavanceerd beveiligingssysteem. Het industrieterrein is beveiligd door middel van kentekenregistratie. Het magazijn is een gesloten magazijn en daartoe niet toegankelijk voor buitenstaanders.

3. Voorraad management

Voorraad management is een onderdeel van de opslag. Nadat uw voorraad is ingeslagen worden de producten naar een voorraadlocatie gebracht. Afhankelijk van de grote van de producten en de hoeveelheid worden de producten op een locatie opgeslagen. De meeste logistieke dienstverleners werken met drie soorten locaties:

Palletlocatie
Legbord/legplank locatie
Binlocatie (in verschillende afmetingen)
Uiteraard is het van belang dat u als ondernemer inzicht heeft in uw voorraden. Bij ons krijgt u de beschikking over een online voorraadmodule. Met behulp van deze voorraadmodule kunt u de status van de voorraden zelf online inzien. Een unieke inlogcombinatie via internet geeft een duidelijk overzicht van de actuele voorraadstand en het verbruik per artikel over de afgelopen periode.

Ook beschikt het systeem over Minimale Voorraad Niveaus. Deze niveaus kunnen ingesteld worden waarna er automatisch een email wordt gestuurd naar u zodat de voorraad aangevuld kan worden of het artikel offline gehaald kan worden.

4. Orderverwerking

Er zijn verschillende manieren waarop orders bij een logistiek dienstverlener binnen kunnen komen. Hieronder worden de meest voorkomende manier beschreven die wij binnen onze organisatie kennen.

Orders die doorgegeven worden via de webshop, zullen direct electronisch worden doorgestuurd vanuit het Webshop Management Systeem (WMS) naar het warehouse systeem van Hexspoor. Hiermee wordt voorkomen dat er fouten ontstaan door manuele werkzaamheden als ook een optimale doorlooptijd gecreëerd.

Uiteraard kunnen naast elektronische bestellingen, uiteraard ook nog altijd bestellingen via email worden doorgestuurd naar Hexspoor. Deze bestellingen worden vervolgens ‘handmatig’ verwerkt in het WMS. Onder ‘niet-webwinkel-orders’ worden ook orders verstaan vanuit antwoordkaartje, telefoon, fax of post. Zo kunnen acties rondom uw product gedaan worden waarbij een antwoordkaartje vanuit bijvoorbeeld een kindermagazine geretourneerd wordt naar Hexspoor.

5. Webshop plug-in

Wanneer bestellingen afkomstig zijn van een webshop, is het mogelijk om de orders direct elektronisch door te sturen naar het systeem van Hexspoor. Hiermee wordt voorkomen dat er fouten ontstaan door manuele werkzaamheden als ook een optimale doorlooptijd gecreëerd. Indien wenselijk kan Hexspoor de mogelijkheden van het koppelen van de systemen voor u onderzoeken. Hexspoor heeft voor vele webshop platforms al koppelingen gerealiseerd waardoor er van de gerealiseerde plug-ins gebruik gemaakt kan worden. Wij beschikken over een plug-in voor Woocommerce, Lightspeed, Magento, CCV-shop en kunnen op maat iedere koppeling realiseren.

6. Verzending

Hexspoor heeft haar fysieke goederenstroom geautomatiseerd en logistieke processen geoptimaliseerd door gebruik te maken van de barcode-oplossing PickIt van Exact Software. Magazijnmutaties worden direct vastgelegd met behulp van barcode-apparatuur wat zorgt voor directe verwerking in Exact. Op deze manier worden leverbetrouwbaarheid, up-to-date voorraadinformatie en een optimaal proces geborgd. In- en uitslag, verplaatsingen en tellingen worden geregistreerd met handterminals. Deze gegevens worden vervolgens realtime met de administratie uitgewisseld door middel van Radio Frequency (RF).

De gevraagde producten worden vervolgens in het magazijn in de gevraagde hoeveelheden verpakt en aangemeld bij de betreffende transporteur. Hexspoor Support Center maakt voor transport gebruik van vaste transportpartners, zorgvuldig geselecteerd op o.a. de verhouding prijs-kwaliteit, goede track & trace en uiteraard de mate van leverbetrouwbaarheid. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen binnen- en buitenlandse zendingen, busstukken, pakketten en palletzendingen.

Ook goed verpakkingsmateriaal is bij de verzending van producten van wezenlijk belang. Factoren als het soort product, de wijze van transport en de plaats van bestemming zijn hiervoor mede bepalend. Hexspoor heeft een uitgebreid assortiment aan professioneel en milieuvriendelijk verpakkingsmateriaal. Indien gewenst kan klant specifiek verpakkingsmateriaal gebruikt worden. Als de artikelen worden aangeleverd in dozen die reeds verzend gereed zijn, dan is gebruik van verpakkingsmateriaal van Hexspoor uiteraard niet noodzakelijk meer.